Aujourd’hui plus que jamais, tous métiers confondus, la recherche de l’efficacité accrue est le souci premier de tout manager, l’automatisation et l’agilité sont les maîtres mots ! Toute tâche répétitive sujette à automatisation devient un boulet et un frein pour les équipes quand celle-ci ne l’est pas.

La gestion des ressources humaines n’est pas en reste. En effet, depuis toujours, la gestion des ressources humaines (GRH) a su s’adapter à son époque, afin de tirer profit des évolutions, d’automatiser et de mettre en place des processus de gestion efficaces. Avec la numérisation, et la généralisation des systèmes informatiques, nous avons vu émerger le concept de SIRH : Système d’Information pour les Ressources Humaines. Nous allons voir dans cet article ce qu’est un SIRH, ses avantages et à qui est-il destiné ? Est-ce une nécessité ou une option ?

Qu’est ce qu’un SIRH ?

SIRH veut dire Système d’Information Ressources Humaines, ou Système d’Information de gestion de Ressources Humaines.

Intéressons-nous d’abord au Système d’Information. Le SI est un ensemble de ressources (matériels et logiciels), associé à un ensemble de processus, qui permettent de stocker, traiter et restituer l’information. Cela permet d’automatiser un nombre important de tâches.

Le SIRH quant à lui est un Système d’information (matériel + logiciel + processus), destiné à traiter l’information RH.

Un SIRH permet de centraliser, ordonner et qualifier l’information RH. Il permet de s’acquitter aisément des différentes tâches RH, et d’automatiser un certain nombre. Enfin, grâce à Internet, il permet de bâtir des ponts entre les employés et l’entreprise.

Fonctions d’un SIRH

Un SIRH peut adresser un éventail très large de fonctionnalités qui peuvent répondre à des problématiques autour des axes ci-dessous :

• Gestion administrative des salariés ;
• Gestion automatique des documents liés aux salariés ;
• Gestion du temps de travail ;
• Elaboration de la paie ;
• Aide à l’élaboration des déclaration sociales et fiscales ;
• Recrutement et Gestion des compétences ;
• Gestion des formations ;
• Suivi de carrières ;
• Reporting, KPI et Tableaux de bord RH ;

Comme on peut le voir, le SIRH fait beaucoup plus qu’un logiciel de gestion de paie ou d’un logiciel de GRH classique. Il couvre non seulement un nombre important de fonctionnalités RH allant de la gestion administrative, jusqu’au formations, en passant par la paie, mais il offre également une cohérence et dresse des ponts entre ces différents modules. Ce qui ouvre des perspectives d’automatisation accrue. En effet la cohérence et la cohésion entre ces modules permet d’automatiser un nombre important de tâches à faible valeur ajoutée, et sujettes à des erreurs fréquentes quand elles ne sont pas automatisées. Plusieurs exemples peuvent appuyer cela, entre autres, la gestion du temps de travail, la gestion des congés et absences sont étroitement liées à la paie. Dans un SIRH digne de ce nom, le calcul de la paie est automatisé. La paie du mois se fait en quelques clics, voire automatiquement.

Intérêt d’un SIRH

Il y a encore des managers et des entreprises qui se posent la question de l’intérêt de mettre en place un SIRH, voici quelques bonnes raisons qui pourront convaincre les plus réticents :

• Centraliser l’information RH en un seul endroit. Le gain de temps et de productivité est évident. Fini les Drives, les fichiers Excels éparpillés sur les disques et sur Internet.
• Un unique outil pour toutes les procédures et tâches RH. Le SIRH est un outil dédié à la fonction RH. Vous n’avez plus besoin d’utiliser plusieurs outils / logiciels pour vous acquitter de vos tâches RH. Enfin, plus besoin de construire et maintenir ses tableaux de bord sur Excel, car votre SIRH vous fait cela automatiquement.
• Automatisation accrue des tâches à faible valeur ajoutée. L’exemple le plus parlant étant l’élaboration de la paie, quand tout est automatisé, la production de la paie devient un jeu d’enfant.
• Contribution et collaboration de tous les collaborateurs. En effet les processus généralement induits par l’utilisation du SIRH, impliquent plus de collaborateurs, ainsi la charge est distribuée, et chaque collaborateur contribue aux tâches à son niveau, et au moment opportun. Le gain de temps est considérable !
• Accessibilité 24h/24, et accès nomade, notamment pour les SIRH SaaS. Là encore, le SIRH vous offre la liberté de travailler d’où vous voulez et quand vous voulez.
• Interopérabilité avec les autres systèmes : Comptabilité, EDI … En effet les SIRH offrent des états de sortie compatibles avec d’autres systèmes (Exemple du fichier EDI pour le virement des salaires). Dans des cas plus favorables, ils s’intègrent directement aux autres systèmes grâce à des API. Ce qui repousse encore plus loin les limites de l’automatisation. En effet, imaginez un SIRH qui permet de générer des écritures comptables sur le logiciel de comptabilité, suite à la production de la paie du mois !
• Conseils et mises à jour assurées par l’éditeur dans le cas des évolutions réglementaires.

Est-ce réservé aux seules grandes entreprises ?

Un SIRH est quelque chose de complet et de complexe. L’on peut se poser la question. Est-ce qu’un SIRH est réservé uniquement aux grandes entreprises ? Analysons cette question sur les 3 aspects suivants : Fonctionnel, Évolutif et Financier.

D’abord, au niveau fonctionnel. Quels sont les besoins fonctionnels pour les petites, les moyennes et les grandes entreprises ? Il convient de noter que les besoins diffèrent. En effet les besoins RH d’une petite entreprise ayant un effectif modeste est très différent, et de loin, des besoins RH d’une entreprise disposant d’un effectif de plusieurs dizaines, centaines ou encore milliers de salariés.

Nous avons listé plus haut les fonctionnalités offertes par un SIRH. De prime abord, l’on peut convenir d’une certitude : toutes les entreprises employant des salariés ont besoin des modules CORE RH afin de gérer avec précision et efficacité le volet social : référentiel employé, absences, congés, paie, déclarations sociales et fiscales. Le core RH est un dénominateur commun. Une entreprise petite ou grande doit s’acquitter des tâches ci-dessus.

Par ailleurs, sur le plan évolutif, plus une entreprise gagne en effectif, plus le besoin de disposer de modules supplémentaires se fait ressentir. A partir d’un certain nombre, le besoin de gestion de temps devient une nécessité, l’interactivité et l’automatisation des gestions d’absences et de congés peut s’avérer être un gain de temps non négligeable pour la gestion administrative. En choisissant une plateforme complète et modulaire, l’entreprise peut activer et utiliser des nouveaux modules au fur et à mesure de son évolution. En procédant de la sorte, l’utilisation du SIRH est enrichie petit à petit, par baby steps, sans que le personnel RH n’ait l’impression d’assister à un véritable big bang que peut induire une nouvelle mise en place d’un SIRH. Ainsi une petite entreprise peut commencer à utiliser le Core RH, et évoluer petit à petit vers une utilisation de fonctionnalités avancées au fur et à mesure de la croissance de ses effectifs.

Enfin, sur le plan financier, il est vrai que les solutions SIRH peuvent s’avérer coûteuses. Pour les entreprises ayant un effectif conséquent, c’est un investissement qu’il faudra impérativement consentir. Quant aux petites et moyennes entreprises, le coût financier de la mise en place d’un SIRH peut être exorbitant compte tenu de leurs moyens financiers. Aujourd’hui grâce aux solutions de type SaaS, les entreprises, même très petites, peuvent disposer d’un vrai SIRH à un prix très raisonnable, correspondant à leurs budgets. Les solutions SIRH en mode Saas adoptent généralement une facturation à l’employé, ce qui permet à l’entreprise d’allouer un budget raisonnable en fonction de la taille de ses effectifs.

Nous pouvons conclure ainsi qu’il est tout à fait envisageable de mettre en place un SIRH dans son entreprise quelque soit la taille de celle-ci.

Est-ce une option aujourd’hui ?

Il est évident que nous avons toujours le choix d’utiliser ou pas les outils. Il y a des entreprises qui utilisent Excel dans toutes les activités :RH, Commercial … . Le problème avec ce genre d’outils est qu’ils ne sont pas scalables, difficiles à maintenir et nécessitent souvent des actions manuelles. Ce dernier point peut même s’avérer dangereux notamment (pour rester dans le RH) quand il s’agit des droits des salariés, du calcul des salaires et des déclarations sociales et fiscales. Ceci, sans parler de la perte de temps occasionnée.

Pour nombre d’entreprises, un SIRH est une option, mais celle-ci est fortement souhaitable au vu du gain en temps et en efficacité qu’une telle solution peut procurer.